você paga para o paciente chegar. e o perde na porta.
Não falta paciente na sua clínica. Falta quem cuide dele entre a mensagem e a cadeira. É esse trecho que a Arvic assume, com uma IA treinada no jeito da sua clínica.
Bate-papo de 20 minutos. Você sai com o desenho do seu atendimento: por onde o paciente entra, onde escapa, e o que ela responderia no seu lugar.
Ele escreveu e esperou. A mensagem chegou com a recepção de telefone no ombro e paciente no balcão. Ficou para depois. Depois, ele já tinha marcado em outro lugar.
Marcou e ninguém confirmou. O horário ficou de pé na agenda e vazio na sala. Ninguém lembrou, ninguém ligou, ninguém encaixou outro no lugar.
Consultou e ninguém chamou de volta. O retorno é a consulta mais fácil de marcar. Também é a que mais some quando ninguém puxa a conversa.
Pago para chegar. Perdido na porta. Cada um desses pacientes já tinha custado anúncio, vídeo e site. O custo ficou. O paciente, não.
A situação em que você está
- Você responde WhatsApp de paciente entre uma consulta e outra, porque se não for você, ninguém responde.
- Você aprova criativo, paga tráfego, recebe relatório com número bonito, e a agenda da semana que vem está igual.
- Você já explicou o mesmo fluxo de atendimento para a terceira secretária.
- Você tem paciente que veio uma vez e nunca mais voltou. E não sabe quantos são.
- Você tem a sensação de ser a única pessoa da clínica que se importa se a agenda enche.
Isso não é uma agenda parada. É uma agenda que custa.
Cada mês assim é um mês de agência, tráfego e salário que não voltou em consulta.
O que você está perdendo.
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O paciente que você pagou para chegar
Ele viu o anúncio, escreveu, e a mensagem ficou na fila da recepção, atrás do balcão, do telefone e do convênio. Ele escreveu para três clínicas. Ficou com a que respondeu primeiro. O tráfego dele foi pago por você.
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A cadeira vazia
Consulta marcada, ninguém confirmou na véspera, ninguém lembrou no dia. O horário não volta, e o paciente que teria vindo nele nem soube que existia.
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O paciente que não voltou
Consultou, gostou, ia voltar. Não voltou porque ninguém chamou. A recepção lembra de quem está na frente. Quem já saiu pela porta não tem quem puxe.
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O seu tempo
A hora que você gasta respondendo mensagem, cobrando confirmação e reexplicando o fluxo é hora de consulta que você não deu. É a perda mais cara da lista, e a única que não aparece em relatório nenhum.
Quando a mensagem chega, já está tudo pago.
Você não paga pelo paciente quando ele senta na cadeira. Paga muito antes, e paga por todos: o que marcou, o que sumiu e o que nunca teve resposta.
- A agência do mêsPago
- O tráfego que levou o anúncio até elePago
- O vídeo que ele assistiuPago
- O site que ele abriuPago
- O salário de quem deveria responderPago
- A respostaSem dono
Responder é a parte mais barata da lista. É nela que você perde todas as outras.
Quanto você paga para perder paciente.
Faça a conta com os números do seu mês. A diferença entre o que chega e o que senta na cadeira é o que vaza. E o que vaza, você já pagou. Esse número é o ponto de partida do bate-papo.
Cinco perguntas para responder com os números do seu mês: quanto você investe para o paciente chegar, quantos contatos chegam, quantos viram consulta, qual o valor médio de uma consulta e quantos marcam e não aparecem.
Conta de exemplo: R$ 8.000 investidos, 120 contatos, 45 consultas marcadas, 10 faltas, consulta a R$ 450. Troque pelos números do seu mês.
- Pago por paciente que não sentou na cadeira
- R$ 5.667 por mês De cada R$ 100 investidos, R$ 71 foram para quem não sentou.
- De cada 100 contatos, sentam na cadeira
- 29
- Contatos que não viraram consulta
- 75 Cada mensagem que chega custa R$ 67, respondida ou não.
- Consultas marcadas que não aconteceram
- 10 R$ 4.500 que não entraram no mês.
- Quanto custa hoje cada paciente na cadeira
- R$ 229
- Em doze meses, no mesmo ritmo
- R$ 122.000 Soma do que foi pago sem virar consulta com o que foi marcado e não aconteceu.
Nem todo contato vira consulta, em clínica nenhuma. Mas cada dez desses que passam a sentar na cadeira são R$ 4.500 a mais no mês. A pergunta do bate-papo é quantos são recuperáveis na sua.
Em qualquer negócio que recebe contato pela internet, quem responde em até uma hora tem quase sete vezes mais chance de avançar com o contato do que quem responde uma hora depois. Na sua clínica, a resposta vem quando a recepção consegue.
Quase uma em cada quatro consultas marcadas não acontece.
Não é culpa da sua secretária. Nem da agência.
- A agência cuidou da entrada: o paciente viu você. Fez a parte dela.
- A secretária cuidou do balcão: quem está na frente. Fez a parte dela.
- O tráfego trouxe mais gente para a mesma recepção. Fez a parte dele.
- O menu de "digite 1" tirou a conversa do caminho. E o paciente foi junto.
Cada um cuidou de uma metade. A agenda é inteira. Ninguém era dono do minuto em que o paciente escreve, nem da véspera da consulta, nem dos 60 dias depois. Esses três momentos decidem se a agenda anda, e ficaram sem dono.
Circuito Fechado.
Um time só, dono das duas metades da sua agenda. A primeira metade faz o paciente chegar. A segunda faz o paciente ficar. Quando as duas são do mesmo time, medindo o mesmo número, a agenda para de vazar. Esse número é um só: quantos sentaram na cadeira.
Como o circuito da sua clínica fica desenhado depende de três coisas: o seu nicho, o seu volume, e onde está vazando hoje. Clínica de emagrecimento vaza no retorno. Cirurgia vaza entre a avaliação e a decisão. Odonto vaza na confirmação. É por isso que o bate-papo começa pelo seu desenho, não por uma apresentação.
Uma IA treinada no atendimento da sua clínica.
Ela não chega com script. Ela é montada a partir de um brief sobre a sua clínica: como a sua recepção fala, o que você atende, o que agenda direto e o que passa por uma pessoa, quais convênios entram, onde está a agenda. A partir daí, ela atende no seu tom, no seu CRM, na sua agenda.
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Responde no minuto
Com a recepção no balcão, no telefone ou fora do expediente. A mensagem que hoje espera passa a ter resposta.
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Conduz até o horário marcado
Pergunta o que precisa (primeira vez ou retorno, particular ou convênio), oferece horários reais da sua agenda, marca e registra.
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Confirma na véspera e lembra no dia
Quem confirma, vem. Quem não confirma recebe outra opção, e a cadeira não fica vazia.
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Volta depois da consulta
Acompanhamento, retorno, reagendamento. O paciente que ia voltar recebe o chamado que hoje ninguém faz.
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Registra tudo no CRM
Cada conversa, cada consulta, cada motivo de não agendamento. Você vê onde a fila trava, sem perguntar para ninguém.
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Sabe dizer sim e sabe dizer não
Entende o seu nicho: sabe o que a clínica faz, o que não faz e o que não se marca por mensagem. O que não é dela, passa para uma pessoa com o contexto pronto.
A medicina continua sendo sua.
Ela não dá orientação clínica. Não opina sobre caso, não fala de conduta, não indica medicamento, não promete resultado. Quando o assunto é clínico, jurídico ou uma reclamação, ela para e passa para uma pessoa da clínica, com a conversa inteira registrada.
Ela não finge ser humana. Se o paciente pergunta, diz que é a IA de atendimento da clínica e que uma pessoa assume quando ele quiser.
Tudo o que ela pode e não pode dizer fica escrito num documento que você aprova antes de ela falar com o primeiro paciente.
Prova, não promessa.
clientes atendidos em todo o Brasil
gerenciados em campanhas de aquisição
anos de crescimento no mercado digital
O que você está pensando agora.
Não quero robô falando com paciente.
Ela atende o minuto em que ninguém pode: a recepção no balcão, o telefone tocando, a fila do convênio. Quando uma pessoa pode assumir, assume, com a conversa pronta.
Já gastei com agência e não funcionou.
A agência trouxe o paciente até a porta. Aqui o assunto é a agenda inteira: quem chega e quem fica, sob o mesmo time. É outra categoria de problema, e é ela que estava comendo o resultado da primeira.
E se ela falar errado?
Ela não dá orientação clínica, não opina sobre caso e não fala de conduta. O que não está no documento aprovado, ela não diz: passa para uma pessoa.
Meu paciente é exigente, não aceita atendimento frio.
Ela fala no tom da sua clínica, com as suas palavras. O brief começa por três mensagens reais da sua recepção.
Já tenho recepção.
Ela não substitui. Ela atende quando a recepção não pode e entrega o paciente já com horário marcado.
E a ética, o CFM?
Ela não faz publicidade de resultado, não usa antes e depois, não promete nada. Só agenda, confirma e lembra. O documento do que ela pode dizer é revisado com a clínica.
Quanto custa?
Depende do desenho do seu circuito: quantas frentes, se já tem CRM, onde está a agenda. É a primeira coisa que a gente vê no bate-papo, com a sua conta na mesa.
Marque o que é seu.
Se mais de uma dessas frases é sua, você não precisa de mais um fornecedor. Precisa de alguém que seja dono da agenda inteira. É o bate-papo.
Por onde a sua agenda vaza.
Vinte minutos, no WhatsApp ou por vídeo. Você conta como o paciente chega hoje, quem responde o quê e onde está a agenda. A gente desenha o seu atendimento no papel: por onde o paciente entra, onde ele escapa, e o que a IA responderia, no seu tom, para as três últimas mensagens que a sua clínica recebeu.
Você paga para o paciente chegar. Falta alguém na porta.
A mensagem abriu no seu WhatsApp.
Confirme o envio por lá. A gente combina o horário do bate-papo na mesma conversa.
Não abriu? Abrir o WhatsApp de novo
Prefere ir direto? Chamar no WhatsApp